การเตรียมตัวให้พร้อม
ก่อนใช้บริการ IT Outsource
1. กำหนดขอบเขต | Scopes
ขอบเขตงาน หรือ Scope of work คือหัวใจสำคัญทั้งการนำเสนอต่อฝ่ายบริหารและใช้สื่อสารกับผู้ให้บริการ อย่างน้อยควรมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
หัวข้องานที่รับผิดชอบ
งานประจำวัน, ประจำสัปดาห์, ประจำเดือน เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนเกี่ยวกับความรับผิดชอบของผู้ให้บริการ IT Outsource ตลอดสัญญา ซึ่งในแต่ละองค์กรจะไม่เหมือนกันถึงแม้จะเป็นกลุ่มงานเดียวกัน เช่น Helpdesk, IT Support ก็มีความต้องการที่ไม่เหมือนกันในแต่ละองค์กรเนื่องจากเหตุผลทางธุรกิจเป็นปัจจัยกำหนด และควรกำหนดให้ทีมบริการ IT Outsource มีการสรุปรายงานผลการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอ
งานประจำวัน, ประจำสัปดาห์, ประจำเดือน เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนเกี่ยวกับความรับผิดชอบของผู้ให้บริการ IT Outsource ตลอดสัญญา ซึ่งในแต่ละองค์กรจะไม่เหมือนกันถึงแม้จะเป็นกลุ่มงานเดียวกัน เช่น Helpdesk, IT Support ก็มีความต้องการที่ไม่เหมือนกันในแต่ละองค์กรเนื่องจากเหตุผลทางธุรกิจเป็นปัจจัยกำหนด และควรกำหนดให้ทีมบริการ IT Outsource มีการสรุปรายงานผลการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอ
เวลาและสถานที่ปฏิบัติงาน
เวลาและสถานที่ในการปฏิบัติงานมีผลต่อการประเมินค่าบริการโดยตรง เช่นการทำงาน 8x5, 8x7, 24x7 จะมีผลต่อต้นทุนงานบริการประเภท Outsource ดังนั้นการกำหนดเวลาปฏิบัติงานและสถานที่ชัดเจนจะป้องกันไม่ให้เกิด "ค่าใช้จ่ายเพิ่ม" แนะนำว่าควรระบุไว้ในสัญญา เช่นกรณี ผู้ใช้บริการมีโอกาสย้ายสำนักงานระหว่างสัญญา ก็ควรระบุพื้นปฏิบัติงานไว้ เช่น ตย. ปฏิบัติงานในเขตกรุงเทพมหานครและปริมณฑล เป็นต้น
เวลาและสถานที่ในการปฏิบัติงานมีผลต่อการประเมินค่าบริการโดยตรง เช่นการทำงาน 8x5, 8x7, 24x7 จะมีผลต่อต้นทุนงานบริการประเภท Outsource ดังนั้นการกำหนดเวลาปฏิบัติงานและสถานที่ชัดเจนจะป้องกันไม่ให้เกิด "ค่าใช้จ่ายเพิ่ม" แนะนำว่าควรระบุไว้ในสัญญา เช่นกรณี ผู้ใช้บริการมีโอกาสย้ายสำนักงานระหว่างสัญญา ก็ควรระบุพื้นปฏิบัติงานไว้ เช่น ตย. ปฏิบัติงานในเขตกรุงเทพมหานครและปริมณฑล เป็นต้น
ข้อกำหนดหรือมาตรฐาน
บ่อยครั้งที่บริการ IT Outsource ต้องปฏิบัติงานภายใต้มาตรฐานสากล เช่น ISO9001, ISO/IEC20000 หรือ ISO/IEC27001 เป็นต้น ผู้ใช้บริการควรแจ้งผู้ให้บริการทราบ เพื่อการเตรียมทีมงานที่เหมาะสมในการเข้าปฏิบัติงาน และมีการอบรมเบื้องต้นให้แก่เจ้าหน้าที่ IT Outsource ก่อนปฏิบัติงาน เพื่อให้เข้าใจนโยบายและวิธีการปฏิบัติงานที่ถูกต้อง ทั้งนี้หากผู้ให้บริการมีประสบการณ์ในด้านมาตรฐานสากลอยู่แล้วก็จะเข้าใจง่ายขึ้น
บ่อยครั้งที่บริการ IT Outsource ต้องปฏิบัติงานภายใต้มาตรฐานสากล เช่น ISO9001, ISO/IEC20000 หรือ ISO/IEC27001 เป็นต้น ผู้ใช้บริการควรแจ้งผู้ให้บริการทราบ เพื่อการเตรียมทีมงานที่เหมาะสมในการเข้าปฏิบัติงาน และมีการอบรมเบื้องต้นให้แก่เจ้าหน้าที่ IT Outsource ก่อนปฏิบัติงาน เพื่อให้เข้าใจนโยบายและวิธีการปฏิบัติงานที่ถูกต้อง ทั้งนี้หากผู้ให้บริการมีประสบการณ์ในด้านมาตรฐานสากลอยู่แล้วก็จะเข้าใจง่ายขึ้น
2. กำหนดระยะเวลา | Timming
การกำหนดระยะเวลาสิ้นสุด และรอบการประเมินผลงานของทีมงาน IT Outsource
เงื่อนไขในกรณีที่มีการต่อสัญญาบริการ โดยวิธีการกำหนดระยะเวลานั้นต้องคำนึงถึงความเหมาะสมของแต่ละโครงการเป็นสำคัญ
เช่นกลุ่มงาน Helpdesk, IT Support มักจะมีระยะเวลาประมาณ 1 ปี ซึ่งถือว่าเพียงพอ ส่วนการพัฒนาระบบ Software
มักจะใช้เวลานาน เช่น การพัฒนาระบบ ERP อาจใช้เวลาถึง 2-3 ปี รวมถึงการดูแลหลังติดตั้งด้วย
3. กำหนดงบประมาณ | Budget
การกำหนดงบค่าใช้จ่ายไว้เบื้องต้นจะทำให้การสื่อสารกับผู้ให้บริการรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยทั่วไปผู้ให้บริการจะประเมินเบื้องต้นจาก 3 หัวข้อนี้
ค่าบริการรายเดือน
ระบุจำนวนคนและทักษะที่จำเป็นเพื่อปฏิบัติงานตามขอบเขตงานทั้งหมดที่ผู้ให้บริการรับผิดชอบ
ระบุจำนวนคนและทักษะที่จำเป็นเพื่อปฏิบัติงานตามขอบเขตงานทั้งหมดที่ผู้ให้บริการรับผิดชอบ
ค่าล่วงเวลา (ถ้ามี)
การปฏิบัติงานนอกเวลา หรือ ขอเพิ่มจำนวนคนในบางวัน ควรกำหนดเงื่อนไขไว้ให้ชัดเจน
การปฏิบัติงานนอกเวลา หรือ ขอเพิ่มจำนวนคนในบางวัน ควรกำหนดเงื่อนไขไว้ให้ชัดเจน
ค่าเดินทางและที่พัก (ถ้ามี)
การปฏิบัติงานนอกสถานที่ เช่น ค่าเครื่องบิน ค่ารถ และค่าที่พัก ควรกำหนดเงื่อนไขไว้ให้ชัดเจน
การปฏิบัติงานนอกสถานที่ เช่น ค่าเครื่องบิน ค่ารถ และค่าที่พัก ควรกำหนดเงื่อนไขไว้ให้ชัดเจน
ตัวอย่าง Check List
สำหรับงาน IT Outsource
| หัวข้อ | รายละเอียด |
| ตำแหน่ง | IT Support |
| จำนวน | 3 คน |
| ความรับผิดชอบ |
รับแจ้งปัญหาทางโทรศัพท์ และ อีเมล
แก้ไขปัญหาด้วย Remote และ On-site Support จัดเตรียมคอมพิวเตอร์สำหรับพนักงานใหม่ แจ้งซ่อมอุปกรณ์ไอทีกับผู้จำหน่ายอุปกรณ์ ติดตามผล บันทึกงานเข้าระบบ Service Management |
| เวลาทำงาน | 08:00 - 17:00, จันทร์-ศุกร์ |
| สถานที่ทำงาน | ประจำออฟฟิศ 3 แห่ง สีลม,พญาไท,สุขุมวิท |
| จำนวนผู้ใช้งาน | 400 - 450 คน (รวมทั้ง 3 ออฟฟิศ) |
| ระยะเวลา | สัญญาจ้าง 1 ปี และมีการต่อสัญญาขึ้นอยู่กับผลงาน |
| งบประมาณ | ตย. ไม่เกิน 75,000 บาท/เดือน
ข้อดี : ผู้ให้บริการมักจะมีข้อเสนอดีที่สุดภายในงบที่ตั้งไว้ หรือปฏิเสธตั้งแต่แรกกรณีไม่สามารถทำได้ เป็นการคัดกรองได้ทันที ข้อระวัง : งบควรเป็นตัวเลขที่ลูกค้าประเมินว่ายอมรับได้จริง |
| หมายเหตุ | ตย. บริษัทมีการใช้มาตรฐาน ISO9001 ซึ่งต้องให้พนักงาน IT Outsource ช่วยอัพเดทข้อมูลคู่มือปฏิบัติงานทุกครั้งในกรณีที่มีการแก้ไขเกี่ยวกับ Hardware / Software |
ขอคำปรึกษาฟรี!!
โทร. 095 642 6242