บทความน่ารู้ : ข้อควรระวังเกี่ยวกับบริการ IT Outsource

กำหนดขอบเขต (Scopes)

ขอบเขตงาน หรือ Scope of work คือหัวใจสำคัญทั้งการนำเสนอต่อฝ่ายบริหารและใช้สื่อสารกับผู้ให้บริการ อย่างน้อยควรมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1.หัวข้องานที่รับผิดชอบ

งานประจำวัน, ประจำสัปดาห์, ประจำเดือน เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนเกี่ยวกับความรับผิดชอบของผู้ให้บริการ IT Outsource ตลอดสัญญา ซึ่งในแต่ละองค์กรจะไม่เหมือนกันถึงแม้จะเป็นกลุ่มงานเดียวกัน เช่น Helpdesk, IT Support ก็มีความต้องการที่ไม่เหมือนกันในแต่ละองค์กรเนื่องจากเหตุผลทางธุรกิจเป็นปัจจัยกำหนด และควรกำหนดให้ทีมบริการ IT Outsource มีการสรุปรายงานผลการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอ

2.เวลาและสถานที่ปฏิบัติงาน

เวลาและสถานที่ในการปฏิบัติงานมีผลต่อการประเมินค่าบริการโดยตรง เช่นการทำงาน 8x5, 8x7, 24x7 จะมีผลต่อต้นทุนงานบริการประเภท Outsource ดังนั้นการกำหนดเวลาปฏิบัติงานและสถานที่ชัดเจนจะป้องกันไม่ให้เกิด "ค่าใช้จ่ายเพิ่ม" แนะนำว่าควรระบุไว้ในสัญญา เช่นกรณี ผู้ใช้บริการมีโอกาสย้ายสำนักงานระหว่างสัญญา ก็ควรระบุพื้นปฏิบัติงานไว้ เช่น ตย. ปฏิบัติงานในเขตกรุงเทพมหานครและปริมณฑล เป็นต้น

3.ข้อกำหนดหรือมาตรฐาน

บ่อยครั้งที่บริการ IT Outsource ต้องปฏิบัติงานภายใต้มาตรฐานสากล เช่น ISO9001, ISO/IEC20000 หรือ ISO/IEC27001 เป็นต้น ผู้ใช้บริการควรแจ้งผู้ให้บริการทราบ เพื่อการเตรียมทีมงานที่เหมาะสมในการเข้าปฏิบัติงาน และมีการอบรมเบื้องต้นให้แก่เจ้าหน้าที่ IT Outsource ก่อนปฏิบัติงาน เพื่อให้เข้าใจนโยบายและวิธีการปฏิบัติงานที่ถูกต้อง ทั้งนี้หากผู้ให้บริการมีประสบการณ์ในด้านมาตรฐานสากลอยู่แล้วก็จะเข้าใจ ง่ายขึ้น

กำหนดระยะเวลา (Timing)

การกำหนดระยะเวลาสิ้นสุด และรอบการประเมินผลงานของทีมงาน IT Outsource เงื่อนไขในกรณีที่มีการต่อสัญญาบริการ โดยวิธีการกำหนดระยะเวลานั้นต้องคำนึงถึงความเหมาะสมของแต่ละโครงการเป็นสำคัญ เช่นกลุ่มงาน Helpdesk, IT Support มักจะมีระยะเวลาประมาณ 1 ปี ซึ่งถือว่าเพียงพอ ส่วนการพัฒนาระบบ Software มักจะใช้เวลานาน เช่น การพัฒนาระบบ ERP อาจใช้เวลาถึง 2-3 ปี รวมถึงการดูแลหลังติดตั้งด้วย